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§ 1 Geltungsbereich und Vertragsgegenstand
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend "AGB") bilden die ausschließliche vertragliche Grundlage für sämtliche Mandatsverhältnisse zwischen der Kenke Steuerberatung, vertreten durch ihre Inhaber und gesetzlichen Vertreter, mit Sitz in der Sternschanze 5, 20357 Hamburg (nachfolgend "Kanzlei"), und ihren Mandanten. Sie gelten für alle gegenwärtigen und zukünftigen Dienstleistungen, sofern nicht im Einzelfall durch eine separate, schriftlich fixierte Mandatsvereinbarung ausdrücklich abweichende Regelungen getroffen werden.
Die Anwendbarkeit von allgemeinen Geschäfts- oder Einkaufsbedingungen des Mandanten wird hiermit explizit und vollumfänglich ausgeschlossen. Solche Bedingungen werden auch dann nicht Vertragsbestandteil, wenn die Kanzlei ihnen nicht gesondert widerspricht oder in Kenntnis entgegenstehender oder von diesen AGB abweichender Bedingungen des Mandanten die Dienstleistung vorbehaltlos erbringt.
Gegenstand des Vertrages ist die im individuellen Mandatsvertrag oder in der Auftragsbestätigung detailliert beschriebene Leistung. Dies umfasst typischerweise Tätigkeiten wie die Erstellung von Finanz- und Lohnbuchhaltungen, die Anfertigung von Jahresabschlüssen und Steuererklärungen, die steuerliche Gestaltungsberatung sowie die Vertretung in steuerlichen Angelegenheiten vor Finanzbehörden. Eine Rechtsberatung, die über die Grenzen des Steuerberatungsgesetzes (StBerG) hinausgeht, insbesondere in zivil-, gesellschafts-, oder wettbewerbsrechtlichen Fragestellungen, ist nicht Gegenstand des Auftrags, es sei denn, sie wird ausdrücklich und schriftlich als solche vereinbart. Die Kanzlei ist nicht verpflichtet, die Mandantschaft auf die Notwendigkeit der Hinzuziehung anderer Berater (z.B. Rechtsanwälte, Notare) hinzuweisen.
§ 2 Zustandekommen und Umfang des Mandatsverhältnisses
Das Mandatsverhältnis kommt durch die schriftliche oder in Textform (z.B. per E-Mail) erfolgende Annahme eines konkreten Auftrags des Mandanten durch die Kanzlei zustande. Eine bloße Anfrage des Mandanten oder die Übersendung von Unterlagen begründet noch kein Vertragsverhältnis. Angebote der Kanzlei sind freibleibend und unverbindlich, bis eine schriftliche Auftragsbestätigung durch die Kanzlei erfolgt.
Der exakte Umfang der von der Kanzlei zu erbringenden Leistungen wird in einer gesonderten Mandatsvereinbarung oder Auftragsbestätigung festgelegt. Die Kanzlei führt den Auftrag nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Berufsausübung und nach bestem Wissen und Gewissen aus. Die Anwendung ausländischen Rechts bedarf einer ausdrücklichen schriftlichen Vereinbarung. Bei Änderungen der Rechtslage nach Abschluss einer Angelegenheit ist die Kanzlei nicht verpflichtet, den Mandanten auf die Änderungen oder die sich daraus ergebenden Konsequenzen hinzuweisen.
§ 3 Pflichten der Kanzlei
Die Kanzlei verpflichtet sich zur sorgfältigen, gewissenhaften und verschwiegenen Ausführung des ihr anvertrauten Mandats. Die Bearbeitung erfolgt unter Beachtung der einschlägigen berufsrechtlichen Vorschriften, insbesondere des Steuerberatungsgesetzes (StBerG) und der Berufsordnung der Steuerberater (BOStB).
Verschwiegenheitspflicht: Die Kanzlei, ihre Mitarbeiter und alle zur Erfüllung des Auftrags hinzugezogenen Dritten sind zur uneingeschränkten Verschwiegenheit über alle Tatsachen und Informationen verpflichtet, die ihnen im Rahmen der Mandatstätigkeit zur Kenntnis gelangen. Diese Verpflichtung besteht auch nach Beendigung des Mandatsverhältnisses fort. Eine Weitergabe von Informationen an Dritte (z.B. Banken, Behörden) erfolgt nur mit ausdrücklicher vorheriger Zustimmung des Mandanten, es sei denn, eine gesetzliche Verpflichtung zur Auskunftserteilung besteht.
Ausführung durch Dritte: Die Kanzlei ist berechtigt, zur Ausführung des Auftrags qualifizierte Mitarbeiter sowie externe Dienstleister (z.B. IT-Systemhäuser wie die DATEV eG) heranzuziehen. Die Kanzlei stellt dabei sicher, dass auch diese Dritten der Verschwiegenheitspflicht in gleichem Maße unterliegen. Die Gesamtverantwortung für die ordnungsgemäße Erfüllung des Mandats verbleibt stets bei der Kanzlei.
Die Prüfung der Richtigkeit, Vollständigkeit und Ordnungsmäßigkeit der vom Mandanten übergebenen Unterlagen und Zahlen gehört nur dann zum Auftrag, wenn dies schriftlich vereinbart ist. Die Kanzlei wird die vom Mandanten genannten Tatsachen, insbesondere Zahlenangaben, als richtig zugrunde legen. Sie wird den Mandanten jedoch auf von ihr festgestellte Unstimmigkeiten oder offensichtliche Widersprüche hinweisen.
§ 4 Umfassende Mitwirkungspflichten des Mandanten
Ein fundamentaler Pfeiler für eine erfolgreiche und rechtssichere Mandatsbearbeitung ist die aktive, vollständige und fristgerechte Mitwirkung des Mandanten. Das Mandatsverhältnis ist als partnerschaftliche Kooperation zu verstehen, in der der Mandant eine entscheidende Bringschuld bezüglich aller für die Bearbeitung relevanten Informationen und Unterlagen trägt.
- Vollständige Informationsbereitstellung: Der Mandant ist verpflichtet, der Kanzlei sämtliche für die Ausführung des Mandats notwendigen Unterlagen, Dokumente und Informationen – hierzu zählen insbesondere Buchführungsunterlagen, Verträge, Bankauszüge, Rechnungen, Personalunterlagen, Bescheide und sonstige Korrespondenz mit Behörden – unaufgefordert, vollständig und rechtzeitig zur Verfügung zu stellen. Dies gilt auch für Vorgänge und Umstände, die erst während der Tätigkeit der Kanzlei bekannt werden.
- Wahrheitsgemäße Angaben: Der Mandant versichert, dass alle übermittelten Informationen und Unterlagen inhaltlich korrekt und vollständig sind. Die Kanzlei ist nicht verpflichtet, die Angaben des Mandanten auf ihre sachliche Richtigkeit zu überprüfen, es sei denn, es liegen offensichtliche Anhaltspunkte für eine Unrichtigkeit vor.
- Einhaltung von Fristen: Der Mandant hat dafür Sorge zu tragen, dass die Unterlagen der Kanzlei so zeitig übergeben werden, dass dieser eine angemessene Bearbeitungszeit zur Verfügung steht, um gesetzliche oder behördliche Fristen wahren zu können. Für Schäden, die aus der verspäteten Einreichung von Unterlagen durch den Mandanten resultieren (z.B. Verspätungszuschläge), haftet ausschließlich der Mandant.
- Prüfung und Freigabe: Der Mandant ist verpflichtet, die von der Kanzlei erstellten Arbeitsergebnisse, wie Steuererklärungen, Jahresabschlüsse oder sonstige Auswertungen, unverzüglich nach Erhalt sorgfältig auf ihre Richtigkeit und Vollständigkeit zu überprüfen und die Freigabe zur Weiterleitung an Dritte (z.B. Finanzamt, Banken) schriftlich oder in Textform zu erteilen. Die Unterzeichnung einer Steuererklärung durch den Mandanten gilt als Bestätigung der Richtigkeit der darin enthaltenen Angaben.
- Unterrichtungspflicht bei Änderungen: Der Mandant muss die Kanzlei proaktiv und umgehend über alle Änderungen seiner persönlichen oder geschäftlichen Verhältnisse informieren, die für das Mandat von Bedeutung sein könnten. Dazu gehören beispielsweise Änderungen der Anschrift, der Bankverbindung, der Gesellschafterstruktur, der unternehmerischen Tätigkeit, des Familienstandes oder bedeutende Vermögensänderungen.
Kommt der Mandant seinen Mitwirkungspflichten nicht oder nicht rechtzeitig nach, so ist die Kanzlei berechtigt, nach vorheriger Ankündigung ihre Tätigkeit vorübergehend einzustellen oder das Mandat fristlos zu kündigen. Jegliche aus der Verletzung der Mitwirkungspflichten entstehenden Nachteile, Schäden oder Mehraufwände gehen zu Lasten des Mandanten. Die Kanzlei haftet nicht für Schäden, die auf unvollständigen oder fehlerhaften Informationen des Mandanten beruhen.
§ 5 Vergütung, Fälligkeit und Zahlungsbedingungen
Die Vergütung der Kanzlei für ihre berufliche Tätigkeit bemisst sich, soweit keine abweichende schriftliche Vergütungsvereinbarung getroffen wurde, nach der jeweils gültigen Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV). Dabei kann eine höhere oder niedrigere als die gesetzliche Vergütung in Textform vereinbart werden. Die Abrechnung kann nach Gegenstandswerten, Zeitaufwand oder durch Pauschalhonorare erfolgen.
Für Tätigkeiten, die in der StBVV nicht geregelt sind (z.B. betriebswirtschaftliche Beratung), gilt die übliche Vergütung als vereinbart (§ 612 Abs. 2 und § 632 Abs. 2 BGB). Eine Abrechnung nach Zeitaufwand erfolgt auf Basis der von der Kanzlei geführten und auf Anforderung vorgelegten Stundennachweise.
Zusätzlich zur Honorarforderung hat die Kanzlei Anspruch auf Ersatz der entstandenen Auslagen (z.B. Porto, Telefongebühren, Reisekosten) und der gesetzlichen Umsatzsteuer in der jeweils geltenden Höhe.
Die Kanzlei ist berechtigt, für die bereits entstandenen und die voraussichtlich entstehenden Gebühren und Auslagen angemessene Vorschüsse zu fordern. Die Nichtzahlung eines angeforderten Vorschusses kann nach vorheriger Androhung zur Einstellung der weiteren Tätigkeit führen.
Der Vergütungsanspruch der Kanzlei wird mit Zustellung der Rechnung an den Mandanten fällig und ist sofort ohne Abzug zahlbar. Bei Zahlungsverzug ist die Kanzlei berechtigt, Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe zu verlangen. Die Geltendmachung eines weitergehenden Verzugsschadens bleibt unberührt.
Eine Aufrechnung des Mandanten gegen Forderungen der Kanzlei ist nur mit unbestrittenen, rechtskräftig festgestellten oder von der Kanzlei anerkannten Gegenforderungen zulässig. Ein Zurückbehaltungsrecht des Mandanten an der Vergütung ist ausgeschlossen.
§ 6 Haftung und Haftungsbegrenzung
Die Kanzlei haftet für eigenes sowie für das Verschulden ihrer Erfüllungsgehilfen bei Verletzung ihrer vertraglichen Pflichten. Die Haftung für Schäden, die auf einfacher Fahrlässigkeit beruhen, wird begrenzt.
Der Haftungsanspruch des Mandanten gegen die Kanzlei für einen aus dem Mandatsverhältnis entstandenen Schaden wird, sofern der Schaden auf einfacher Fahrlässigkeit beruht, auf einen Höchstbetrag von 4.000.000,00 EUR (in Worten: vier Millionen Euro) je einzelnem Schadensfall beschränkt. Der einzelne Schadensfall umfasst dabei sämtliche Folgen einer Pflichtverletzung ohne Rücksicht darauf, ob Schäden in einem oder in mehreren aufeinanderfolgenden Jahren entstanden sind. Diese Haftungsbeschränkung gilt für die gesamte Tätigkeit der Kanzlei für den Mandanten, d.h. auch im Falle einer Erweiterung des Auftrags. Eine einzelvertragliche Vereinbarung einer höheren Haftungssumme ist auf Wunsch und Kosten des Mandanten möglich.
Die Haftungsbeschränkung gilt nicht bei schuldhafter Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie bei Schäden, die auf einer grob fahrlässigen oder vorsätzlichen Pflichtverletzung der Kanzlei, ihrer gesetzlichen Vertreter oder ihrer Erfüllungsgehilfen beruhen.
Die Kanzlei haftet nicht für mündliche Auskünfte, Ratschläge oder Erklärungen, es sei denn, diese werden nachträglich schriftlich bestätigt. Ebenso ist eine Haftung für Schäden ausgeschlossen, die aus der Verwendung fehlerhafter oder unvollständiger Informationen durch den Mandanten resultieren oder durch dessen Verletzung der Mitwirkungspflichten verursacht wurden.
Schadensersatzansprüche des Mandanten verjähren, sofern nicht gesetzlich eine kürzere Frist gilt, in drei Jahren von dem Zeitpunkt an, in dem der Anspruch entstanden ist und der Mandant von den anspruchsbegründenden Umständen und der Person des Schuldners Kenntnis erlangt oder ohne grobe Fahrlässigkeit erlangen müsste.
§ 7 Datenschutz und elektronische Kommunikation
Die Kanzlei erhebt, verarbeitet und nutzt die personenbezogenen Daten des Mandanten ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), zum Zwecke der Erfüllung des Mandatsvertrages. Detaillierte Informationen zur Datenverarbeitung sind der separaten Datenschutzerklärung der Kanzlei zu entnehmen, die auf der Webseite kenkesqmli.pro abrufbar ist.
Der Mandant willigt ein, dass die Kommunikation zwischen ihm und der Kanzlei auch über unverschlüsselte E-Mail erfolgen kann. Dem Mandanten ist bekannt, dass bei der Übermittlung von Daten per E-Mail Risiken bestehen, insbesondere hinsichtlich der Vertraulichkeit, Vollständigkeit und Authentizität der übermittelten Informationen. Eine Haftung der Kanzlei für Schäden, die aus diesen Risiken der elektronischen Kommunikation entstehen, ist ausgeschlossen, es sei denn, es liegt grobe Fahrlässigkeit oder Vorsatz seitens der Kanzlei vor. Wünscht der Mandant eine verschlüsselte Kommunikation, so hat er dies der Kanzlei mitzuteilen, damit entsprechende technische Maßnahmen vereinbart werden können.
§ 8 Beendigung des Mandatsverhältnisses
Das Mandatsverhältnis endet durch Erfüllung der vereinbarten Leistung, durch Ablauf einer vereinbarten Laufzeit oder durch Kündigung. Der Vertrag kann von beiden Parteien jederzeit ordentlich gekündigt werden, sofern keine feste Laufzeit vereinbart wurde. Die Kündigung hat schriftlich oder in Textform (z.B. E-Mail) zu erfolgen.
Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für die Kanzlei insbesondere vor, wenn der Mandant mit der Zahlung von Vorschüssen oder Honorarrechnungen in Verzug gerät, seine Mitwirkungspflichten nachhaltig verletzt oder das für die Zusammenarbeit erforderliche Vertrauensverhältnis nachhaltig gestört ist.
Im Falle einer Kündigung durch die Kanzlei hat diese noch diejenigen Handlungen vorzunehmen, die zumutbar sind und keinen Aufschub dulden, um den Mandanten vor Rechtsverlusten zu schützen (z.B. Hinweis auf ablaufende Fristen).
Mit Beendigung des Mandats hat die Kanzlei Anspruch auf die Vergütung für die bis zu diesem Zeitpunkt erbrachten Leistungen. Noch nicht abgerechnete Leistungen werden unverzüglich in Rechnung gestellt und sind sofort fällig.
§ 9 Aufbewahrung, Herausgabe und Zurückbehaltungsrecht
Die Kanzlei ist verpflichtet, die Handakten für einen Zeitraum von zehn Jahren nach Beendigung des Auftrages aufzubewahren. Diese Verpflichtung erlischt jedoch schon vor Beendigung dieses Zeitraums, wenn die Kanzlei den Mandanten schriftlich aufgefordert hat, die Handakten in Empfang zu nehmen, und der Mandant dieser Aufforderung nicht binnen sechs Monaten nachgekommen ist.
Als Handakten gelten alle Schriftstücke, die die Kanzlei aus Anlass ihrer beruflichen Tätigkeit vom Mandanten oder für ihn erhalten hat. Dies gilt jedoch nicht für die Korrespondenz zwischen der Kanzlei und dem Mandanten sowie für die Schriftstücke, die der Mandant bereits in Urschrift oder Abschrift erhalten hat, sowie für die zu internen Zwecken gefertigten Arbeitspapiere.
Auf Anforderung des Mandanten hat die Kanzlei die Handakten herauszugeben. Die Kanzlei kann jedoch die Herausgabe der Handakten und ihrer Arbeitsergebnisse verweigern, bis sie wegen ihrer Gebühren und Auslagen vollständig befriedigt ist (Zurückbehaltungsrecht), es sei denn, die Vorenthaltung wäre nach den Umständen, insbesondere wegen verhältnismäßiger Geringfügigkeit der rückständigen Beträge, treuwidrig.
§ 10 Anwendbares Recht, Gerichtsstand und Streitbeilegung
Für den Auftrag, seine Durchführung und die sich hieraus ergebenden Ansprüche gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland.
Sofern der Mandant Kaufmann im Sinne des Handelsgesetzbuches, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist, oder wenn er keinen allgemeinen Gerichtsstand in Deutschland hat, wird als ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertragsverhältnis Hamburg vereinbart.
Die Kanzlei ist nicht verpflichtet und nicht bereit, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle im Sinne des Verbraucherstreitbeilegungsgesetzes (VSBG) teilzunehmen. Bei Streitigkeiten zwischen der Kanzlei und dem Mandanten besteht jedoch die Möglichkeit der außergerichtlichen Streitschlichtung bei der zuständigen Steuerberaterkammer Hamburg (gemäß § 76 Abs. 2 Nr. 3 StBerG), deren Vermittlung auf Antrag einer der Parteien in Anspruch genommen werden kann.
§ 11 Schlussbestimmungen
Änderungen, Ergänzungen oder die Aufhebung dieser Geschäftsbedingungen oder des zugrunde liegenden Mandatsvertrages bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform. Dies gilt ebenso für eine Abbedingung dieses Schriftformerfordernisses selbst. Mündliche Nebenabreden bestehen nicht.
Sollte eine Bestimmung dieser AGB oder eine Regelung im Rahmen sonstiger Vereinbarungen ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, so wird hierdurch die Gültigkeit aller übrigen Bestimmungen oder Vereinbarungen nicht berührt. Die unwirksame Bestimmung ist durch eine wirksame zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt. Entsprechendes gilt für den Fall einer Regelungslücke.